『事務室補佐』メインメニュー syusyoa1.html 《作品へ戻る》 《玄関へ》
| はじめに 盲・聾・養護学校等の事務では、就学している児童・生徒の必要経費を援助 する制度に関連した就学奨励費業務があります。支給対象となる経費は多岐 にわたり、対象者の所属学部や支弁段階によって支給割合に違いがあります。 それに支弁段階は年度途中までは確定せず、段階が決定するまでの期間は 仮段階による支給等の処理がおこなわれます。実際に毎月、対象者の実経費 と支弁段階等を資料として煩雑な支給額計算をおこなっています。さらに負担 金と補助金の仕訳も必要で、その額の計算作業もおこなっています。支弁段階 が決定すると、仮段階と異なる者を対象とする差額処理が加わります。これは 年度初めに遡るので人数によっては大変な作業量になります。 本システムは、現場の事務職員との対話の中から、定型業務についてコンピ ューター処理をおこなう、という検討を重ねて出来てきたものです。初めの頃は、 手計算の点検用として使用されましたが、既に３年が経ち、信頼を得て年度当 初から実際に運用されています。その間、処理メニューがほぼ定まってきました が、ユーザーにより作成すべき資料が異なる場合もあります。今後もユーザー の要望を検討し、発展の可能性を探りたいと考えています。 |
| Ⅰ．『事務室補佐 就学奨励費処理』システムの特長 |
| 「はじめに」で少し触れていますが、多岐にわたる就学奨励費支給対象経費の 計算の煩わしさから解放し、各種様式の出力（印刷等）に対応するなど、「最小 限のデータ入力から最大限のデータ出力」を図っています。また、随時の差額処 理に対応できるという点も大きな特長です。以下にその特長を挙げます。 |
| １．データ入力の省力化 |
| ◇ ＩＤ氏名（基礎データ）表を一度編集するだけで、以後の基礎データの 入力の必要がない。 ◇ 共通データは初期値に設定するだけで、全員に一括入力できる。 ◇ 支弁段階変更時、基礎データ表の該当者だけの訂正でよい。他の関係 表は一括更新できる。 ◇ 旧年度の基礎データを一括更新して使用するので、新年度の基礎デー タの編集にかなり手間が省ける。 |
| ２．支給対象経費の自動計算など |
| ◇ 関係表内の項目計算式で処理するので、毎月の実経費だけ入力すれば よい。 ◇ データの訂正・追加後、関係表の更新も一括処理される。 |
| ３．支弁段階変更に伴う差額処理 |
| ◇ 変更時期にかかわらず、年度当初からの差額処理ができます。 処理対象者も任意に選べます。 |
| ４．各種様式の出力（印刷） |
| ◇ 毎月の就学奨励費個人明細票・一覧表の印刷 ◇ 支給台帳（学部別、個人別、月別）の印刷 ◇ 毎月の就学奨励費附属調書（学部・段階別、個人別）の印刷 ◇ 毎月の就学奨励費内訳書の印刷 ◇ 月別の就学奨励費支給状況の印刷 ◇ 就学奨励費年間支給実績の印刷 ◇ 差額の個人明細票・一覧表の印刷 ◇ その他の統計処理に対応 |
| ５．その他 |
| ◇ 新年度用表作成などの処理メニューを用意しています。 ◇ 各メニューについての解説と使い方をまとめた「案内」表を画面で見る ことができる。 「Ｑ＆Ａ集」もあります。 |
| Ⅱ．『事務室補佐 就学奨励費処理』システムのメニュー構成および使用手順 |
| 各処理画面や印刷プレビューの一部がご覧になれます。 各メニューをご覧になる場合、一旦「戻る」をクリックし 本メニュー構成を表示さてから、メニューを選ぶとよいでしょう。 |
| 『事務室補佐 就学奨励費処理』 | ０） 起動初期 | |
| １) 月別新規データ入力 | ９) 学部別・個人別支給台帳 | 17) 基礎データ編集 |
| ２) 明細・台帳用ＤＢ化 | 10) 就奨費附属調書一覧表 | 18) データ表等の内容確認 |
| ３) 編集（訂正・追加）) | 11) 就奨費附属調書個人票 | 19) すぺしゃるめにゅー |
| ４） 編集後のＤＢ表更新 | 12) 支給明細一覧表 | 20) 年度末処理 |
| ５) 支弁段階本決定と更新 | 13) 支給明細個人票 | 21) 新年度用関係表作成 |
| ６) 本決定による差額処理 | 14) 月別内訳書 | 22) ご案内 |
| ７) 差額一覧表 | 15) 月別支給状況調べ | 23) Ｑ＆Ａ |
| ８) 差額個人票 | 16) 年間支給実績状況 | 24） 終了 |
| １．メニュー構成（各処理画面や印刷プレビューの一部がご覧になれます。） |
| １) 月別新規データ入力 実経費をデータ表に新規入力し、計算などをおこなう。 ２) 明細・台帳用ＤＢ化 1)の実行後、計算値などをデータベース(ＤＢ)表にまとめる。 ３) 編集（訂正・追加） データ表の訂正と追加に使う。 ４） 編集後のＤＢ表更新 3)の実行後は、ＤＢ表を必ず更新する。 ５) 支弁段階本決定と更新 支弁段階の修正と関係表の《段階更新》に使う。 ６) 本決定による差額処理 5)の実行後、差額処理をおこなう。 ７) 差額一覧表 支弁段階の確定にともなう差額集計一覧表を印刷する。 ８) 差額個人票 個人票を印刷する。 ９) 学部別・個人別支給台帳 負担金・補助金別に仕訳した「学部別支給台帳」または 「個人別支給台帳」を印刷する。 10) 就奨費附属調書一覧表 就学奨励費「附属調書」を印刷する。 11) 就奨費附属調書個人票 個人票を印刷する。 12) 支給明細一覧表 「個人支給明細」一覧表を印刷する。 13) 支給明細個人票 個人票を印刷する。 14) 月別内訳書 「内訳書」を作成し印刷する。 15) 月別支給状況調べ 「月別年間支給台帳」または「月別支給状況調べ」を印刷する。 16) 年間支給実績状況 「年間実績状況」を印刷する。 17) 基礎データ編集 ＩＤ・氏名表の編集に使う。 18) データ表等の内容確認 本システム関係表の内容確認に使う。 19) すぺしゃるめにゅー 特別処理に使う。 20) 年度末処理 データ表の保存･整理など年度末または年度始めの処理に使う。 21) 新年度用関係表作成 新年度用のデータ表の用意、前年度氏名表の更新等に使う。 22) ご案内 本システムメニューの簡単な解説と使用方法の説明 23) Ｑ＆Ａ 本システム使用上の疑問と答え集 24） 終了 本システムの終了画面 ０） 起動初期 本システム起動から年度設定まで |
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| ２．使用手順 |
| (1) 新規ユーザーとして、初めて使う場合（次の①～の手順を守ってください） ① 本システム起動直後に、新年度の支給額計算表･ＤＢ表を作成する。 ② メニュー17)で基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)のデータを入力･編集する。 ★基礎データ表の編集が最優先！ ③ 以降は、毎月の通常処理(下記(3),(5),(4)参照)をおこなう。 ④ この「ご案内」や「Ｑ＆Ａ」もご参照のほど。 (2) 年度末･年度始め(継続ユーザーの場合) （次の①～の手順を守ってください） ① データが必要なら、メニュー20)で、実経費データを保存する。 ② データが不必要なら、メニュー20)で、前のデータ表･ＤＢ表を削除する。 ③ メニュー21)で、新年度の支給額計算表･ＤＢ表を作成する。 ④ 必要なら、メニュー21)で、前の基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)を保存する。 ⑤ メニュー21)で、前の基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)を新年度用に一括更新 する。 ⑥ メニュー17)で基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)再編集する。 ★基礎データ表の再編集が最優先！ ⑦ 以降は、毎月の通常処理(下記(3),(5),(4)参照)をおこなう。 (3) 毎月の通常処理１（年度始めから支弁段階の決定時期まで） ① メニュー1)で、新規月の実経費などのデータを入力する。 ② メニュー2)で、計算されたデータ(＝仮値)をＤＢ表に挿入する。 (仮値のＤＢ化) ③ 訂正･追加があれば、メニュー3)で、編集する。 ④ ③で訂正･追加があれば、メニュー4)で、ＤＢ表を必ず更新する。 (仮値のＤＢ化) ⑤ 必要な印刷をおこなう。〈例〉支給明細個人票 ：メニュー13) 附属調書一覧表 ：メニュー10) 月別内訳書 ：メニュー14) 月別支給状況調べ：メニュー15) など (4) 支弁段階の決定時期の処理 ① メニュー5)で、基礎データ表の[決]を変更する。関係表の[決]が更新さ れる。 ② メニュー6)で、差額処理をおこなう。差額をＤＢ表に挿入する。 (差額のＤＢ化) ③ 必要な印刷をおこなう。〈例〉差額個人票 ：メニュー 8) など (5) 毎月の通常処理２(支弁段階の決定時期から年度末まで) ① メニュー1)で、新規月の実経費などのデータを入力する。 ② メニュー2)で、計算されたデータ(＝決値)をＤＢ表に挿入する。 (決値のＤＢ化) ③ 訂正･追加があれば、メニュー3)で、編集する。 ④ ③で訂正･追加があれば、メニュー4)で、ＤＢ表を必ず更新する。 (決値のＤＢ化) ⑤ 必要な印刷をおこなう。〈例〉(3)の例のほか 個人別支給台帳 ：メニュー 9) 年間支給実績状況：メニュー14) など |
| 【特別な場合】（「Ｑ＆Ａ」に事例を挙げています。ご覧ください。） |
| (6) 誤支給が支給後に発見された場合 （「Ｑ＆Ａ」に事例を挙げています。ご覧ください。） ① メニュー3)で、差分を「追加」で編集する。 ② メニュー4)で、ＤＢ表を必ず更新する。(仮値または決値のＤＢ化) ③ 該当者だけの個人票を印刷し、"差分"の事務処理をおこなう。 "差分"は正誤データによる差であって、支弁段階の[仮]値と[決]値の 違いによる"差額"と区別しています。（以下同様） (7) 転出・転入があった場合（「ご案内」の《基礎データ》をご覧ください。） ① メニュー17)で基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)にデータを入力･編集する。 (8) 年度途中に氏名を訂正･変更する場合 （「ご案内」の《基礎データ》をご覧ください。） ① メニュー17)で基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)にデータを編集する。 ② メニュー18)で支給額計算表表(SKF??.TBL)の該当レコード編集する。 ＤＢ表(SKFDB??.TBL)の該当レコード編集する。 差額計算表(SKFｻORG.TBL)に該当レコードがあれば、編集する。 (9) 年度途中に学部･学年･肢の誤りが発見された場合 ① メニュー 9)で該当者の個人別支給台帳を印刷する。 ② メニュー17)で基礎データ表(Sｼﾒｲ.TBL)の該当者の[部],[学],[肢]を訂正 する。 ③ メニュー3)で、該当者レコードの[部],[学],[肢]を訂正する。 （すぺしゃるめにゅーに同様の処理メニューを追加） ④ メニュー4)で、ＤＢ表を必ず更新する。(仮値または決値のＤＢ化) ③,④の処理は、経過した月数が多くなれば処理量も多くなります。 ⑤ 差額処理が済んでおり、且つ該当者がその対象に含まれる場合、 メニュー6)で、再処理を必ずおこない差額の再ＤＢ化を済ませる。 ④,⑤の処理によって訂正されたＤＢ表が用意できます。 ⑥ メニュー 9)で再度、該当者の個人別支給台帳を印刷する。 ①,⑥の個人別支給台帳を比較し、"差分"があれば事務処理をおこなう。 (10) 支弁段階の決定が個人的に遅れた場合（他は既に確定している） 「Ｑ＆Ａ」に事例を挙げています。ご覧ください。 |